O înregistrare contabilă este o înregistrare formală care documentează o tranzacție. În majoritatea cazurilor, o înregistrare contabilă se face utilizând sistemul de evidență contabilă cu intrare dublă, care necesită o înregistrare atât de debit cât și de credit și care duce în cele din urmă la crearea unui set complet de situații financiare. O înregistrare contabilă poate fi făcută și într-un sistem de contabilitate cu o singură intrare; acest sistem urmărește de obicei doar încasările de numerar și plățile în numerar și arată doar acele rezultate necesare pentru a construi o declarație de profit și pierdere.
Există trei tipuri principale de înregistrări contabile, care sunt:
Intrare tranzacție . Acesta este tipul principal de eveniment comercial pentru care contabilul ar crea o înregistrare contabilă. Exemple de tranzacții contabile sunt înregistrarea unei facturi către un client, o factură de la un furnizor, primirea de numerar și achiziționarea unui activ fix. Acest tip de înregistrare contabilă este utilizat atât în baza contabilității de acumulare, cât și în baza contabilității.
Reglarea intrării . Aceasta este o intrare în jurnal utilizată la sfârșitul unei perioade contabile pentru a ajusta soldurile în diferite conturi de contabilitate generală pentru a alinia mai îndeaproape rezultatele raportate și poziția financiară a unei companii pentru a îndeplini cerințele unui cadru contabil, cum ar fi GAAP sau IFRS. Acest tip de înregistrare contabilă este utilizat în baza contabilității de acumulare.
Intrare de închidere . Aceasta este o intrare în jurnal utilizată la sfârșitul unei perioade contabile pentru a transfera soldurile finale din toate conturile de venituri, cheltuieli, câștiguri și pierderi (cunoscute sub numele de conturi temporare) în contul de câștiguri reportate. Procedând astfel, se golesc conturile temporare, astfel încât acestea să poată începe să acumuleze informații tranzacționale în următoarea perioadă contabilă.
Înregistrările contabile pentru tranzacții sunt de obicei create printr-o interfață de tranzacții din software-ul de contabilitate, astfel încât să nu vă dați seama nici măcar că creați o înregistrare contabilă (cum ar fi, de exemplu, atunci când creați o factură de client). Dacă creați o înregistrare contabilă de ajustare, atunci veți utiliza un format de intrare jurnal (presupunând că se utilizează un sistem de contabilitate cu intrare dublă). Dacă închideți cărțile la sfârșitul unei perioade de contabilitate, software-ul de contabilitate va crea probabil intrarea de închidere în mod automat; nici măcar nu veți vedea intrarea.
