Registrul de cumpărare este un registru secundar în care sunt înregistrate achizițiile. Registrul de cumpărare face parte din baza de date a departamentului de contabilitate; nu este întreținut de departamentul de achiziții. Registrul este util pentru a separa într-o singură locație o înregistrare a sumelor cheltuite de o companie cu furnizorii săi. Registrul de achiziții arată care achiziții au fost achitate și care achiziții rămân restante. O tranzacție tipică introdusă în registrul de achiziție va înregistra un cont de plătit, urmat la o dată ulterioară de o tranzacție de plată care elimină contul de plătit. Astfel, este probabil să existe un sold restant de plătit în cont în orice moment.
Dacă volumul de cumpărare este relativ scăzut, atunci nu este nevoie de un registru de cumpărare. În schimb, aceste informații sunt înregistrate direct în registrul general.
Dacă ar fi să păstrați o evidență manuală a registrului de cumpărare, acesta ar putea conține substanțial mai multe informații decât tocmai a fost indicat. Câmpurile de date dintr-un registru de cumpărare pregătit manual pot include următoarele informații pentru fiecare tranzacție:
Data cumpărării
Codul furnizorului (sau numele)
Numărul facturii furnizorului
Numărul comenzii de cumpărare (dacă este utilizat)
Codul de identificare pentru articolul achiziționat (poate fi codul principal al articolului sau numărul de referință al furnizorului)
Suma plătită
Taxa de vânzare plătită
Steagul de plată (indică dacă este sau nu plătit)
Documentul principal înregistrat în registrul de cumpărare este factura furnizorului. De asemenea, dacă furnizorii acordă un credit înapoi companiei pentru articole precum bunurile returnate sau articolele deteriorate în tranzit, atunci înregistrați și notele de credit emise de furnizori în registrul de cumpărare. O notă de credit poate fi, de asemenea, emisă pentru o reducere de volum, deși acest credit se poate aplica pentru o serie de achiziții în total și, prin urmare, nu poate fi trasat la o tranzacție de cumpărare individuală.
Informațiile din registrul de cumpărare sunt agregate periodic și înregistrate într-un cont din registrul general, cunoscut sub numele de cont de control. Contul de control al registrului de cumpărare este utilizat pentru a împiedica aglomerarea contului general cu cantitatea masivă de informații stocate în mod normal în registrul de cumpărare. Imediat după înregistrare, soldul din contul de control ar trebui să se potrivească cu soldul din registrul de cumpărare. Deoarece nu sunt stocate tranzacții detaliate în contul de control, oricine dorește să cerceteze tranzacțiile de cumpărare va trebui să treacă de la contul de control la registrul de cumpărare pentru a le găsi.
Înainte de a închide cărțile și de a genera situații financiare la sfârșitul unei perioade contabile, trebuie să completați toate intrările în registrul de cumpărare, să închideți registrul pentru perioada respectivă și să înregistrați totalurile din registrul de cumpărare în registrul general.
Termeni similari
Registrul de cumpărare este, de asemenea, cunoscut sub numele de cont de cumpărare sau subacont de cumpărare.
