În baza contabilității de numerar, tranzacțiile comerciale sunt înregistrate numai atunci când numerarul aferent acestora este fie emis, fie primit. Astfel, ați înregistra o vânzare sub baza de numerar atunci când organizația primește numerar de la clienții săi, nu atunci când le emite facturi. Baza de numerar este utilizată în mod obișnuit în întreprinderile mici, deoarece necesită doar o cantitate limitată de expertiză contabilă. Cu toate acestea, poate fi necesar să se convertească la baza contabilității de acumulare, poate să fie auditate cărțile companiei în pregătirea vânzării sale, sau să fie făcute publice sau să obțină un împrumut. Baza de acumulare este utilizată pentru a înregistra veniturile și cheltuielile în perioada în care acestea sunt obținute, indiferent de fluxurile de numerar efective. Pentru a converti de la baza de numerar la contabilitatea de angajamente, urmați acești pași:
Adăugați cheltuielile acumulate . Adăugați înapoi toate cheltuielile pentru care compania a beneficiat, dar nu a plătit încă furnizorul sau angajatul. Aceasta înseamnă că ar trebui să acumulați practic pentru toate tipurile de cheltuieli, cum ar fi salariile câștigate dar neplătite, materialele directe primite dar neplătite, rechizitele de birou primite dar neplătite și așa mai departe.
Scădeți plățile în numerar . Scădeți cheltuielile în numerar efectuate pentru cheltuieli care ar fi trebuit înregistrate în perioada contabilă precedentă. Aceasta înseamnă, de asemenea, reducerea soldului câștigului reportat inițial, încorporând astfel aceste cheltuieli în perioada anterioară.
Adăugați cheltuieli preplătite . Unele plăți în numerar se pot referi la active care nu au fost încă consumate, cum ar fi depozitele de chirie. Examinați cheltuielile efectuate în perioada contabilă pentru a vedea dacă există cheltuieli preplătite și mutați partea neutilizată a acestor elemente într-un cont de activ. Dacă alegeți să faceți același lucru pentru cheltuielile efectuate în perioadele anterioare, ajustați soldul inițial al veniturilor reportate pentru a elimina cheltuielile care sunt acum transferate într-un cont de active pentru cheltuieli preplătite.
Adăugați conturi de primit . Înregistrați creanțele și vânzările pentru toate facturile emise către clienți și pentru care nu s-au primit încă numerar de la aceștia.
Scădeți chitanțele de numerar . Este posibil ca unele vânzări originare dintr-o perioadă anterioară să fi fost înregistrate în cursul perioadei contabile curente pe baza primirii de numerar în perioada respectivă. Dacă da, inversați tranzacția de vânzare și înregistrați-o în schimb ca o vânzare și un cont de primit în perioada precedentă. Acest lucru va necesita o ajustare a contului inițial de câștiguri reportate.
Scădeți plățile anticipate ale clienților . Este posibil ca clienții să fi plătit în avans pentru comenzile lor, care ar fi fost înregistrate ca vânzări în baza contabilității. Înregistrați-le ca datorii pe termen scurt până când compania a livrat bunurile aferente sau a furnizat serviciile indicate.
Conversia bazei de numerar în contabilitatea pe bază de angajamente poate fi una dificilă, pentru orice software de contabilitate care a fost configurat pentru baza de numerar nu este conceput pentru a gestiona contabilitatea pe bază de angajamente. Aceasta înseamnă că toate ajustările de conversie trebuie făcute manual, cu intrări de jurnal. Poate fi mai ușor să gestionați conversia pe o foaie de calcul separată și să nu o includeți niciodată în evidența contabilă formală.
Este foarte posibil ca unele tranzacții să fie omise în timpul conversiei de la contabilitate la contabilitate. Din păcate, singura modalitate de a fi sigur de o conversie completă și precisă este examinarea tuturor tranzacțiilor contabile în cursul anului în curs de conversie, precum și în ultimul trimestru al anului precedent. Astfel, conversia este atât costisitoare, cât și costisitoare.
Mai mult, este necesar un set foarte complet de evidențe contabile pentru a converti din baza de numerar în baza de acumulare. Deoarece este probabil ca o afacere deja pe bază de numerar să fie una mică, cu mai puține finanțări pentru un contabil sau controlor cu normă întreagă, este foarte posibil ca înregistrările contabile să fie într-o stare de dezordine suficientă încât conversia să nu poată fi făcută într-un mod fiabil.
